Was genau macht ein Datenschutzbeauftragter?

Grundsätzliches zur DSGVO

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) schreibt für viele Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten vor. Für Unternehmen empfiehlt sich die Bestellung eines juristisch und technisch versierten Experten als externen Datenschutzbeauftragten. Der externe Datenschutzbeauftragte berät die Geschäftsführung einer Firma in Fragen des Datenschutzes, schult die Mitarbeiter und kontrolliert regelmäßig die technische und organisatorische Umsetzung des Datenschutzes.

Einen Datenschutzbeauftragten aus Dresden zu bestellen, ist meist von Vorteil, da man regional die “gleiche Sprache” spricht und das manchmal, relativ schwierige Thema, gut vermitteln kann. Die Gesetze rund um den Datenschutz ändert sich schnell. Was gestern eine bewährte Methode war, könnte heute nicht mehr sein. Neue Gesetze und Änderungen dieser Gesetze tauchen so regelmäßig auf, dass es eine Vollzeitbeschäftigung sein könnte, sie im Auge zu behalten.

Die Unwissenheit über neue oder geänderte Gesetze und Regelungen verhindert nicht, dass Ihr Unternehmen mit einer Geldstrafe belegt werden kann. Sie müssen wissen, was in diesen Gesetzen und Vorschriften enthalten ist, um die Einhaltung sicherstellen zu können.

Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein unabhängiger Unternehmensbeamter, der die Aufgabe hat, die Umsetzung der Datenschutzgesetze im Unternehmen zu kontrollieren und er muss sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält, und als Ansprechpartner für betroffene Personen fungieren.

Das Schlüsselwort in dieser Definition ist “unabhängig”. Datenschutzbeauftragte müssen in der Lage sein, ihre Arbeit zu erledigen, ohne von anderen Personen im Unternehmen unter Druck gesetzt zu werden, bestimmte Dinge zu tun. Wenn es um Datenschutz geht, müssen Datenschutzbeauftragte das letzte Wort in der Unternehmenspraxis haben.

Es ist wichtig, dass Ihr Datenschutzbeauftragter keine Interessenkonflikte in Bezug auf den Datenschutz hat. Es besteht die Möglichkeit, dass Ihr Datenschutzbeauftragter auch andere Aufgaben wahrnimmt, sodass möglicherweise Interessenkonflikte auftreten. Wenn beispielsweise jemand in Ihrem Rechtsteam als Datenschutzbeauftragter fungiert, sollte er nicht an der Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit Daten beteiligt sein.

Was sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten?

Die DSGVO hat einen ganzen Artikel – Artikel 39 -, der den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten gewidmet ist. Dieser Artikel ist ein guter Ausgangspunkt, auch wenn Ihr Unternehmen die DSGVO nicht einhalten muss. Die Aufgaben, die ein Datenschutzbeauftragter übernehmen sollte, können je nach Unternehmen und den spezifischen Anforderungen an die Einhaltung der Datenschutzgesetze variieren.

Im Allgemeinen haben Datenschutzbeauftragte vier Hauptaufgaben:

1. Überwachen der Einhaltung der Datenschutzgesetze. Datenschutzbeauftragte müssen über die neuesten Datenschutzgesetze auf dem Laufenden bleiben und sicherstellen, dass ihre Unternehmen die Vorschriften einhalten.
2. Sensibilisierung der Mitarbeiter und Durchführung von Schulungsprogrammen zum Datenschutz. Der unternehmensweite Datenschutz wird möglicherweise von einem Datenschutzbeauftragten geregelt, aber die Best Practices müssen von allen Mitarbeitern des Unternehmens befolgt werden.
3. Führen von Datenschutz-Folgenabschätzungen – Diese Bewertungen helfen Ihrem Unternehmen, Risiken aus der Datenerfassung zu identifizieren.
4. Pflegen und überprüfen der Datenschutzstrategie, der Datenverwaltung und der Datenerfassungspraktiken für das Unternehmen.

Durch die Verwendung dieser Aufgaben als Grundlage für Ihren Datenschutzbeauftragten wird sichergestellt, dass Sie auf Änderungen des Datenschutzes vorbereitet sind.

Wer eignet sich am besten als Datenschutzbeauftragter?

Es kann schwierig sein, jemanden zu finden, der für die Wahrnehmung aller Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten qualifiziert ist. Es erfordert viel – von der Kenntnis der Gesetze und Vorschriften bis zum Verständnis der unternehmensinternen Technologie.

Es wird schwieriger, wenn Sie sich daran erinnern, dass ein Datenschutzbeauftragter keine Interessenkonflikte haben darf. Dadurch werden IT- und Sicherheitspersonal nicht mehr berücksichtigt.

Wenn Sie eine Beschwerde- oder Rechtsabteilung haben, ist wahrscheinlich jemand in einer dieser Abteilungen am besten für die Rolle des Datenschutzbeauftragten geeignet. Wenn Ihr Unternehmen klein ist und Sie keine dieser Abteilungen haben, besagt Artikel 37 der DSGVO, dass ein Datenschutzbeauftragter von mehreren Unternehmen gemeinsam genutzt werden kann.

Sollte Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten haben?

Datenschutzbeauftragte werden von der DSGVO unter bestimmten, aber nicht allen Umständen verlangt. Diese Umstände sind in Artikel 37 der DSGVO aufgeführt:

Wenn Ihr Unternehmen Daten verarbeitet und „eine Behörde oder Einrichtung“ ist, müssen Sie diese einhalten.
Ein Datenschutzbeauftragter ist erforderlich, wenn die von Ihnen erfassten Daten eine regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Personen in großem Umfang erfordern.
Sie benötigen einen Datenschutzbeauftragten, wenn Ihr Unternehmen Daten in großem Umfang verarbeitet.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie einen Datenschutzbeauftragten gemäß der DSGVO haben müssen, wenn Ihr Unternehmen eine große Datenmenge sammelt, die betroffene Person regelmäßig überwacht oder lediglich eine Behörde ist.

Auch wenn Sie die DSGVO nicht einhalten müssen, ist es möglicherweise eine gute Idee, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen. Wenn eine Person die verschiedenen landesspezifischen Datenschutzgesetze versteht, trägt dies wesentlich dazu bei, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Ein Datenschutzbeauftragter kann den Verbrauchern auch zeigen, dass Sie sich für den Schutz ihrer Daten einsetzen. Das Vertrauen der Verbraucher ist ein wichtiger Bestandteil des Datenschutzes. Wenn Ihre Kunden das Gefühl haben, Ihnen ihre Daten nicht anvertrauen zu können, kann dies schwerwiegende negative Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.

Wie verbessert ein Datenschutzbeauftragter den Datenschutz?

Der Datenschutz hilft den Verbrauchern zu verstehen, was Sie mit ihren Daten tun. Es geht aber noch ein Stück weiter. Beim Datenschutz geht es auch um die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.

Diese Gesetze wurden erstellt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Privatsphäre Ihrer Verbraucher respektiert. Ein Datenschutzbeauftragter hilft dabei. Datenschutzbeauftragte sind die Mitarbeiter, die sicherstellen, dass ein Unternehmen die Gesetze einhält. Ohne diese Person ist es leicht, etwas in diesen Gesetzen zu übersehen.

Kehren wir zum transparenten Teil des Datenschutzes zurück. Wenn Sie den Verbrauchern helfen möchten, zu verstehen, was Sie mit ihren Daten tun, benötigen Sie eine Person, die überwacht, was Sie mit Verbraucherdaten tun. Wenn Sie das nicht haben, kann es sehr leicht sein, den Überblick darüber zu verlieren, welche Daten Sie sammeln und warum.

Kennen Sie beispielsweise alle Daten, die Ihre mobile App sammelt? Was ist mit all den Daten, die auf Ihrer Website gesammelt werden? Es gibt vielleicht einige Mitarbeiter, die alle diese Antworten kennen, aber eine Person, die alles überwacht, kann die Transparenz und Ansicht Ihres Unternehmens verbessern. Diese eine Person sollte ein Datenschutzbeauftragter sein.

Stellen Sie sich den Datenschutzbeauftragten als Fluglotsen vor. Ein Fluglotse überwacht alle Flugzeuge in ihrem Luftraum und stellt sicher, dass jedes Flugzeug sicher dort ankommt, wo es hin muss. Wenn Flughäfen keinen Fluglotsen hätten, würde es Chaos geben.

Wenn sich Ihr Unternehmen dem Datenschutz verpflichtet fühlt, kann ein Datenschutzbeauftragter Sie bei der Steuerung Ihrer Datenschutzpraktiken unterstützen, um das Chaos zu verringern.

Datenschutz erfordert einen proaktiven Ansatz

Das Adjektiv proaktiv bedeutet „im Voraus wirkend“ und bezeichnet ein zielgerichtetes, zukunftsorientiertes  handeln und planen. Der Begriff proaktiv setzt sich aus den lateinischen Wörter pro (vor, für, vorwärts) und activus (aktiv, tätig) zusammen.

Die Wahrung des Datenschutzes erfordert einen proaktiven Ansatz. Wenn Sie proaktiv mit diesen Gesetzen umgehen, sind Sie in der Lage, Ihre Kunden besser zu bedienen. Denken Sie daran, Kunden möchten, dass Unternehmen ihre Daten schützen.