Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, in den vergangenen Jahren stark verändert. Auch kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland müssen sich diesem Wandel stellen, um Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und neue Geschäftsmöglichkeiten herbeizuführen und mit der Konkurrenz Schritt zu halten. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, warum die Digitalisierung für KMUs so wichtig ist, welche Chancen und Herausforderungen damit einhergehen und wie der erfolgreiche Umstieg auf digitale Prozesse am besten gelingt.
Inhaltsübersicht
Warum die Digitalisierung für KMUs der Schlüssel zur Zukunft ist
Eine der größten Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen ist es, im Wettbewerb mit den „Großen“ mithalten zu können. Durch die Einführung von digitalen Prozessen und Technologien haben sie die Möglichkeit, effizienter zu arbeiten und so auch mit größeren Betrieben zu konkurrieren.
Digitale Tools reduzieren den Arbeitsaufwand, minimieren Fehler und ermöglichen eine teilweise bis vollständige Automatisierung von Aufgaben, die bisher manuell erledigt werden mussten. Die Summe dieser Verbesserungen ergibt eine erhebliche Effizienzsteigerung im Unternehmen. Doch auch die Kunden erwarten zunehmend digitale Services. Beispiele dafür sind die Nutzung von Online-Bestellplattformen und die Verfügbarkeit von Chatbots für den Kundenservice rund um die Uhr. Unternehmen, die diesen Erwartungen nicht gerecht werden, riskieren dadurch, Kunden an Mitbewerber zu verlieren. Überdies bietet die Digitalisierung den KMUs die Möglichkeit, neue Geschäftsfelder zu erschließen und innovative Dienstleistungen anzubieten. Beispiele dafür sind die Entwicklung von Online-Abonnement-Modellen oder die Einführung von personalisierten Marketingkampagnen durch Datenanalysen.
Digitalisierung im Vergleich – Vor- und Nachteile für KMUs
Kleine und mittlere Unternehmen haben bei der Digitalisierung gegenüber großen Unternehmen sowohl Vorteile als auch Nachteile. Ein großer Vorteil von KMUs ist ihre Flexibilität. Sie können sich schneller an neue Technologien anpassen und diese implementieren. Ferner profitieren sie von weniger Bürokratie. Das beschleunigt die Entscheidungsprozesse im Unternehmen und ermöglicht eine schnellere Einführung neuer digitaler Lösungen, die für KMUs einen Wettbewerbsvorteil bedeuten können. Ein weiterer Vorteil ist die Nähe zum Kunden, die es KMUs erlaubt, schneller auf Kundenbedürfnisse zu reagieren und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten.
Allerdings stehen KMUs oft vor Herausforderungen wie Ressourcenmangel, denn im Vergleich zu großen Unternehmen haben sie häufig nur begrenzte finanzielle und personelle Mittel. Ein weiteres Hindernis ist das fehlende Know-how im Bereich IT und Digitalisierung, da KMUs seltener über spezialisierte Fachkräfte verfügen. Die Vorteile überwiegen sicherlich, doch viele KMUs stehen vor der entscheidenden Frage: Wo anfangen? Die Auswahl an digitalen Optionen ist jedenfalls groß.
Von der Vorlage für Rechnungen bis zur digitalen Lagerverwaltung
Die Digitalisierung eröffnet KMUs in den unterschiedlichsten Bereichen eine Vielzahl von Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren und Arbeitsaufläufe effizienter zu gestalten. Ein erster Schritt zur Digitalisierung der Buchhaltung kann die Nutzung von Rechnungsvorlagen sein, um die Prozesse zu vereinfachen. Die generelle Einführung der E-Rechnung spart Zeit und Kosten und macht den Rechnungsprozess effizienter. Die Arbeit mit Cloud-Lösungen erlaubt es den Mitarbeitern im Unternehmen zudem, unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenzuarbeiten und ist der Türöffner für Arbeitsmodelle mit Home-Office-Anteilen.
Auch die Einführung von mobilen Zahlungsmöglichkeiten ist ein wichtiger Aspekt. Kontaktlose und mobile Zahlungsoptionen wie Apple Pay oder Google Wallet verbessern das Kundenerlebnis und erhöhen die Kundenzufriedenheit. Die Implementierung von CRM-Software optimiert zudem die Kundenbetreuung. Mit CRM-Systemen wie Salesforce, HubSpot oder Zoho können die Kundeninteraktionen besser verwaltet und darauf aufbauend personalisierte Marketingstrategien entwickelt werden.
Ein weiterer Bereich ist die papierlose Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Digitalisierung reduziert hier den administrativen Aufwand in der Personalabteilung und schont die Umwelt, da kein Papier mehr verbraucht wird. Dadurch können sich auch KMU ein nachhaltiges Image aufbauen.
Digitale Lagerverwaltungssysteme helfen dabei, die Bestände im Lager zu optimieren und sorgen dafür, dass immer die richtigen Produkte vorrätig sind. Dadurch werden zum einen die Lagerkosten reduziert und zum anderen Engpässe verhindert.
Erfolgreich digitalisieren: Der richtige Weg für KMUs
KMUs können die Digitalisierung erfolgreich angehen, indem sie zunächst einen klaren Schritt-für-Schritt-Plan erstellen. Dieser Fahrplan für die Digitalisierung hilft dabei, die einzelnen Schritte zu strukturieren und Ziele festzulegen. Dabei sollten die Mitarbeiter unbedingt mit entsprechenden Informationen, Schulungen und Workshops einbezogen werden, um die Akzeptanz von neuen Technologien im Unternehmen zu fördern.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist eine solide technische Infrastruktur. Das bedeutet, es muss sichergestellt werden, dass die notwendige Hardware und Software vorhanden sind, um die digitalen Prozesse zu unterstützen. Dabei spielt auch der Datenschutz eine entscheidende Rolle. Um sensible Daten zu schützen, müssen im Vorfeld entsprechende Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden.
Schließlich ist nach der Einführung einer Technologie eine kontinuierliche Anpassung notwendig. Digitale Prozesse sollten regelmäßig überprüft und gegebenenfalls nachjustiert werden, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und optimal zu funktionieren.
