Ein Stempel ist eine der Grundlagen des Büroalltags: Ob Rechnung, Umschlag oder Gutschrift – ein Stempel erleichtert die Arbeit erheblich. Es ist praktisch, wenn der Stempel individuell angepasst werden kann oder sogar eine einstellbare Datumsanzeige hat. Unser Stempelführer hilft Ihnen, für jeden Anlass den richtigen Stempel zu finden. In jedem Büro gibt es mindestens einen Stempel – und das nicht ohne Grund, denn Stempel erleichtern die Arbeit und vermeiden den Aufwand beim Etikettieren. Innerhalb von Sekunden kann ein Dokument gestempelt werden, was die weitere Papierverarbeitung erleichtert. Herkömmliche Standardtampons eignen sich besonders für solche Aktivitäten.
Inhaltsübersicht
Die Geschichte der Stempel
Das Siegel gilt als Vorläufer des Stempels. Bereits im Mittelalter hatten Orden, Kardinäle und Fürsten eigene Siegel, die von Geistlichen und Adligen in Form von Siegeln oder Siegelringen zur Versiegelung verwendet wurden. Die ersten Briefmarken stammen wahrscheinlich von diesen mittelalterlichen Siegeln, die seitdem ein unverzichtbarer Bestandteil des Warenverkehrs und der Meldungen sind. Die ersten Poststempel befinden sich Mitte des 15. Jahrhunderts in Venedig und wenig später hauptsächlich entlang mittelalterlicher Handelswege. Ab dem 17. Jahrhundert wurden dann überall Poststempel verwendet. Zahlreiche Briefmarken und Briefumschläge aus dieser Zeit zeugen von der täglichen Verwendung von Briefmarken im Postdienst. Die Briefmarke „Paid One Penny“ spielte zu diesem Zeitpunkt eine wichtige Rolle beim Stempeln. Diese in London verwendete Briefmarke zeigte an, dass das für einen Brief fällige Porto vor der Lieferung bezahlt wurde. Die Briefmarke „Paid One Penny“ kann daher als Vorläufer der heute noch verwendeten Briefmarken „Paid“ angesehen werden.
In Österreich wurden Mitte des 19. Jahrhunderts Stempel eingeführt. Von seiner Einführung in das österreichische Reich im Jahre 1854 bis 2002 konnten viele Amtshandlungen der österreichischen Behörden bezahlt werden. Sie mussten auf verschiedene Formen wie Ansprüche oder Forderungen geklebt werden und galten als Nachweis für die Zahlung der fälligen Steuer. Ähnlich wie Briefmarken hatten diese Briefmarken unterschiedliche Werte. Um den genauen Betrag zu erreichen, mussten häufig mehrere Briefmarken (Stückelungen) aufgeklebt werden. Diese Briefmarken wurden dann von der zuständigen Stelle unter Verwendung der ihnen zur Verfügung gestellten Briefmarken storniert. Mit dem Wechsel der Währung von Schilling zu Euro im Jahr 2002 wurden Briefmarken in Österreich abgeschafft. In einigen Ländern (z. B. der Tschechischen Republik) werden sie jedoch noch heute verwendet.
Briefmarken werden bis heute vielfältig als Stempel- und Markierungsmarken verwendet. Beispielsweise sollte die mehrfache Verwendung von Briefmarken durch einen Briefmarkenabdruck vermieden werden, oder der Klammerabdruck wird zur Validierung von Bahntickets verwendet. Darüber hinaus werden Puffer außerhalb dieser Anwendungsbereiche in unzähligen Ausführungen und unterschiedlichen Materialien eingesetzt. Am häufigsten werden noch runde oder quadratische Holzstempel aus Buchenholz verwendet. Diese Textstempel mit unterschiedlichen Stempelschildern können als Firmen-, Adress- oder Datumsstempel verwendet werden. Auch gemusterte Briefmarken sind sehr beliebt. Diese sind ideal für kreatives Weihnachtskarten- oder Geschenkanhänger-Design und eignen sich hervorragend für professionelle Weihnachtspost oder Grüße für Freunde und Familie. Überall dort, wo fortlaufende Nummern und Nummerierungen erforderlich sind, werden Paging-Pads mit Metallgehäusen und stabilen Griffen verwendet.
Welche Stempelarten gibt es und wofür nutzt man diese Stempel?
Paginierstempel
Ein Paginierstempel ist ein Pad mit einem Metallgehäuse und einem Griff. Es ist ein sogenannter Zählpuffer zum Stempeln einer fortlaufenden Nummerierung. Extrem stabile Metallstempel werden jedoch nicht nur zur Nummerierung verwendet. Neben den bekannten digitalen Stempeln gibt es auch Paginierungsstempel mit Datum, Text und Nummer. Die Firma Reiner ist wahrscheinlich der bekannteste Hersteller von Paginierungsstempeln.
Was ist Paginierung überhaupt?
Paginierung bedeutet die Verwendung einer Nummerierungsmaschine. oder Paginierungsstempel, fortlaufende Nummern, Daten oder Texte können auf ein Dokument gestempelt werden. Diese Paging-Puffer werden für fortlaufende Dokumentseiten verwendet. Dieser Prozess soll die manuelle Kennzeichnung einfacher und kürzer machen. Die Verwendung eines solchen Paging-Puffers ist besonders für Unternehmen interessant, die einige dieser Dokumente aufbewahren. Unternehmen müssen die Rechnungslegungsvorschriften § 238 HGB einhalten, die die Dokumentation ihrer Geschäftsfälle vorschreiben. In der Regel wird hierfür ein Paging-Puffer verwendet.
Praxisstempel oder Firmenstempel
Unternehmen sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Firmenstempel zu verwenden. Dennoch gibt es viele Gründe, ein Firmenstempel als Teil des insgesamt ernsthaften Erscheinungsbilds eines Unternehmens zu haben. Neben einer wesentlichen Identifikationsfunktion erleichtert ein Firmenstempel die Erledigung von Verwaltungsaufgaben erheblich. Wichtige Formulare und andere Dokumente können klar und vor allem schnell gekennzeichnet werden. Für den Empfänger eines Dokuments ist es auch vorteilhaft, dass das Dokument einen Firmenstempel trägt.
Dies gibt ihm einen schnellen Überblick über wichtige Informationen wie Firmenname, Firmensitz und Absenderadresse. Kontaktinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder ein Verweis auf die Unternehmenswebsite sind zusätzliche Inhalte für einen Unternehmensstempel. Das Design des Firmenstempels unterliegt keiner gesetzlichen Regelung und kann daher frei gewählt werden. Informationen für den kommerziellen Gebrauch sollten jedoch enthalten sein.
Um das Erscheinungsbild des Firmenstempels zu verbessern, wird die Aufnahme des Firmenlogos empfohlen. Wenn der Firmenstempel auf Briefumschläge im Empfängerfeld gedruckt werden soll, muss sein Design den Postspezifikationen entsprechen. In diesem Fall muss der Firmenstempel den Namen des Unternehmens, die Abteilung, die Adresse mit der Postleitzahl und den Namen der Gemeinde unter strikter Einhaltung der Reihenfolge enthalten. Während in einigen Unternehmen noch Holzstempel mit separaten Stempelkissen als Unternehmensstempel verwendet werden, verwenden immer mehr Unternehmen bereits selbstfärbende Stempel, da diese mit einer zusätzlichen Datumsanzeige erhältlich sind.
Diese Briefmarken bieten je nach Größe Platz für drei bis acht Zeilen. Da die Stempelkissen direkt in die selbstfärbenden Pads integriert sind, trocknen sie langsamer als die separaten Holzkissen. Nach dem Drucken dreht sich die Stempelplatte erneut um 180 Grad und bleibt direkt auf dem Stempelkissen, bis sie wiederverwendet wird. Daher sind bei guten Produkten mehr als tausend Abdrücke möglich, bevor das Stempelkissen ausgetauscht werden muss. Ein Tamponstift ist auch für Freiberufler äußerst praktisch. Der Stempel ist am Körper des Kugelschreibers integriert und macht ihn zu einem multifunktionalen Schreibwerkzeug.
Besonderheit des Praxisstempels
Vertragsärzte in Deutschland benötigen eine Praxisgebühr (Vertragsarztstempel). Vertragsärzte müssen nach dem Bundesvertrag für Ärzte (BMV-Ä) Vertragsarztpads verwenden. Besonders wenn es um Formulare oder Zertifikate geht. Der Übungsstempel oder sein Aufdruck sollte die folgenden Informationen enthalten. Die jeweilige Betriebsnummer muss auf dem Stempel angegeben werden. Vollständiger Vor- und Nachname aller Mitglieder der Firma. Die Titel der jeweiligen Mitarbeiter müssen ebenfalls auf dem Stempel angegeben werden. Die Berufsbezeichnung (Fachbezeichnung) muss ebenfalls auf dem Stempel erscheinen. Die Adresse der Firma sowie die Telefonnummer, um Kontakt aufzunehmen.
Adressstempel
Ob für das tägliche Geschäft oder die Freizeit: Eine Adresse und ein Textstempel sind eine praktische Sache. Auch im digitalen Zeitalter spielt die Briefpost weiterhin eine Rolle. Jeder, der regelmäßig viel Post zu erledigen hat, wird die Vorteile einer Adresse und eines Textstempels schnell zu schätzen wissen. Anstatt jeden Umschlag einzeln und mühsam von Hand zu beschriften, reicht ein Stempel – sauber, klar und – wichtig! – leicht zu lesen. Der Empfänger hat alle relevanten Informationen auf einen Blick. Typischerweise werden Adress- und Textpuffer als Absenderpuffer oder Adresspuffer verwendet – z. wird für voradressierte Antworten verwendet. Ein Adress- und Textstempel kann auch auf Briefköpfen oder zum Stempeln von Dokumenten, Büchern oder DVD-Covers nützlich sein.
Ein Adress- und Textstempel spart Zeit und unterstützt ein originales und anpassbares externes Bild. Die Informationen, die Sie in den Textstempel aufnehmen möchten, hängen vom Verwendungszweck ab: Name und Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind besonders häufig verwendete Informationen für Adress- und Textstempel. . Es sind aber auch andere Textzeilen möglich – z. Grüße, kurze Slogans oder Mottos. Sie können Ihren eigenen Stempel erstellen
Adress- und Textstempel sind in verschiedenen Formaten, Größen und Ausführungen erhältlich. Die Wahl des Stempelformats hängt natürlich davon ab, wie viele Informationen Sie auf den Stempel setzen möchten. Ein Adress- und Textpuffer besteht aus mindestens vier und höchstens sieben Zeilen. Wir empfehlen mindestens fünf Zeilen für einen Firmenstempel. Firmenname, Straße, Stadt, Postleitzahl und Telefonnummer sind grundlegende Informationen. Es ist sinnvoll, dass auch der Name einer Kontaktperson angegeben wird. Dies macht den Stempel persönlicher und erleichtert es dem Empfänger, Sie zu kontaktieren. Wenn mehrere Mitarbeiter regelmäßig mit Korrespondenz zu tun haben, ist es sinnvoll, mehrere Einzelstempel zu verwenden. Es ist hilfreich, auch Ihre E-Mail-Adresse auf das Stempel-Textschild zu schreiben. Haben Sie eine eigene Website? Auf Ihrer Adresse und Ihrem Textstempel ist auch Platz für die entsprechende URL.
Der Datumsstempel
Der Datumsstempel hat seinen festen Platz auf dem Schreibtisch. Es ist mit integrierten und separaten Stempelkissen sowie der Möglichkeit zur Integration einzelner Textmodule erhältlich. Auf diese Weise können wichtige Zusatzinformationen in den Dokumenten vermerkt werden. Es wird immer dann verwendet, wenn Rechnungen „bezahlt“, wichtige Dokumente „erhalten“ oder Bestellungen „abgeschlossen“ werden.
