Wenn der Kunde nicht zahlen will – Tipps für Selbstständige

Freiberufliche und Selbstständige sind auf die fristgerechte Zahlung ihrer Kunden angewiesen. Doch immer häufiger stehen sie vor dem selben Problem: ein Kunde zahlt nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist. Die Gründe hierfür sind vielfältig und reichen von einfacher Unachtsamkeit bis hin zu Zahlungsschwierigkeiten.

Für den Selbstständigen bedeutet das einen Mehraufwand und erhöhte Kosten. Grade zu Beginn einer Selbstständigkeit sind Zahlungsausfälle nicht nur ärgerlich, sondern können zum Teil auch schon im frühen Stadium die eigene Existenz gefährden. In seltenen und individuellen Fällen lassen sich finanzielle Engpässe mit einem Kurzzeit-Darlehen überbrücken.

Folgende Möglichkeiten stehen Selbstständigen offen, um das wohlverdiente Geld von den Kunden eintreiben zu können.

Erste Schritte bei einer nicht eingegangenen Zahlung

Wenn ein Kunde nicht fristgerecht zahlt, lässt sich dem Kunden nicht direkt eine zahlungsunwillige Haltung unterstellen. Die ausbleibende Zahlung kann vielerlei Ursachen haben. Direkt auf Konfrontationskurs zu gehen ist überflüssig und wirkt sich mitunter geschäftsschädigend auf das eigene Unternehmen aus. Der erste Schritt sollte stets die freundliche und konforme Kontaktaufnahme mit dem Kunden sein.

Manchmal ist ein Kunde auch einfach verhindert oder veranlasste die Überweisung wegen eines Zahlendrehers auf ein falsches Bankkonto. Eine Mahnung ist hier der falsche Ansatz.

Hat der Kunde die Rechnung zur Kenntnis genommen und dennoch bleibt eine Zahlung aus, können weitere Gründe hierfür verantwortlich sein.

Weitere Gründe für das Ausbleiben einer Zahlung

1. Der Kunde ist zahlungsunfähig

Ein temporär zahlungsunfähiger Kunde ist nicht in der Lage die Rechnung zu begleichen. In den meisten Fällen lassen sich Kunden auf eine Ratenzahlung ein. Alternativ hat sich ein kurzer Zahlungsaufschub bewährt. Handelt es sich beim zahlungsunfähigen Kunden um ein Unternehmen, kommt auch ein Kompensationsgeschäft in Frage. Hier wird die Rechnung durch Dienstleistungen oder Produkte beglichen, die der zahlungsunfähige Kunde bieten könnte.

2. Der Kunde weist die Rechnung zurück

In manchen Fällen ist der Kunde mit der Rechnung nicht einverstanden. In diesem Fall ist der Kunde nicht zahlungsunfähig, sondern lehnt die Forderung explizit ab. In einem direkten Gespräch mit dem Kunden lässt sich der Grund für die Zurückweisung der Rechnung erfahren. Gründe hierfür sind beispielsweise eine zu hohe Rechnung oder eine nicht zufriedenstellende Dienstleistung.

Insofern die Begründung des Kunden nachvollziehbar ist, hilft ein kleines Entgegenkommen, um den Kunden zufriedenzustellen und weiterhin als Kunden behalten zu können. Ein unzufriedener Kunde, der die Rechnung unwillig bezahlt, aber nicht zufrieden mit der Dienstleistung oder dem Produkt ist, ist letztlich ein verlorener Kunde.

Der Kunde zahlt trotz Entgegenkommen nicht

Bleibt die Zahlung trotz Kontaktaufnahme und Erörterung des Problems aus, bleibt der Rechtsweg als letztes Mittel, um die Forderung einzutreiben. Damit der Rechtsweg eine Gültigkeit besitzt, muss der vorangegangenen Rechnung unbedingt eine Zahlungsfrist beigesetzt sein. Diese verleiht der Forderung Nachdruck und setzt ein klar definiertes Zahlungsziel. Mitunter sollte man in Betracht ziehen, einem Betrüger anheim gefallen zu sein, der von vornherein nicht gewillt war, die Rechnung zu begleichen. In jedem Falle ist vor der Beauftragung eines Rechtsanwaltes eine Mahnung zu erstellen.

Erstellung einer Mahnung

Hartnäckige und schlampige Kunden gibt es wie Sand am Meer. Viele Fälle lassen sich meist mit einer klar definierten Mahnung aus der Welt schaffen. Anders als eine freundliche Zahlungserinnerung nimmt die Mahnung einen ernsten Ton an. Üblich ist die dreimalige Mahnung. Dieser Maßstab gibt allerdings nur einen Richtwert vor. Schon nach der ersten Mahnung ist die Einleitung eines Mahnverfahrens möglich. In manchen Fällen, wenn ein klares Zahlungsziel auf der Rechnung vermerkt ist, lässt sich ein Mahnverfahren gar ohne vorausgegangene Mahnung einleiten.

Kunden im Zahlungsverzug

Damit ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden kann, muss sich der Kunde im Zahlungsverzug befinden. Entgegen der landläufigen Meinung ist hierfür keine vorausgegangene Mahnung notwendig. Die Voraussetzungen hierfür sind im § 286 BGB klar definiert. Folgende Fälle leiten einen Zahlungsverzug ein:

• Nach dem Versenden einer Mahnung oder einer Zahlungserinnerung und dem Ablauf der darin genannten Frist
• 30 Tage nach Erhalt der Rechnung, insofern darauf hingewiesen worden ist
• Der Kunde ist zahlungsunwillig trotz berechtigter Forderung
• Nach Verstreichen einer klar definierten und akzeptablen Zahlungsfrist auf der Rechnung

In diesen Fällen steht der Kunde im Zahlungsverzug. Ohne die Versendung weiterer Mahnungen lässt sich nun ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, um die Forderung per Gerichtsbeschluss und Titel eintreiben zu können.

Gerichtliches Mahnverfahren zur Eintreibung des Geldes

In den meisten Fällen werden Kunden durch den Erhalt einer Mahnung zur Zahlung veranlasst. In härteren Fällen ist die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens leider unumgänglich. Dies ist nicht nur für den Betrieb, sondern auch für den Kunden unangenehm und gilt daher nur als letztes Mittel. Das gerichtliche Mahnverfahren lässt sich auch selbstständig einreichen, das Heranziehen eines Anwaltes ist optional. Der Antrag geht an das zuständige Amtsgericht, welches den Antrag lediglich auf die formale Richtigkeit hin prüft. Der Mahnbescheid wird nun per Gerichtsvollzieher an den Kunden überliefert.

Dem Kunden stehen nun drei Möglichkeiten offen:

Im Falle eines Widerspruchs wird eine Gerichtsverhandlung eingeleitet. Versäumt der Kunde die Zahlung und den Widerspruch, lässt sich ein Vollstreckungsbescheid beantragen. Bleibt auch dieser ignoriert, kann ein Gerichtsvollzieher zur Eintreibung der Forderung beauftragt werden.

Hinweis: Die entstehenden Kosten für das Mahnverfahren, das Vollstreckungsverfahren und die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers lassen sich auf den Schuldner umlagern.